DataCar B.I User Testimonial: BMS Group, BMW and Mini

BMS Group distributes BMW & Mini brand vehicles and consists of 3 sites located in Mantes la Jolie, Le Havre and Evreux..
BMS Group is equipped with DataCar DMS and DataCar BI.

Antoine MENNETRIER, Groupe BMS CEO & Patrick Lafite, Sites Manager, talk about their experience using DataCar B.I within the group and its benefits.

About Group BMS: Key figures

  • 70 employees
  • 3 sites
  • 15 DataCar B.I users
  • 1 000 NC/UC BMW sold per year
  • 450 NC/UC MINI sold per year

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DataCar B.I project

Antoine MENNETRIER, Group BMS Chief Executive Officer:

We have been using DataCar B.I for 1 year. Before DataCar B.I, we used to have dashboards from DataCar DMS with margin rates, sales volume rates…but it was not like the tool we have now! !

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Most popular KPIs

According to Mr MENNETIER :
For New and Used Car activity:

  • Total turnover compared to the previous month and the previous year
  • Total margin generated
  • NC sales volume
  • Aging stock
  • Refitting/Reconditioning costs

For shop activity, Antoine Mennetrier essentially keeps track of turnover: « because margin rates are more or less unchanging.»
He says: «For workshop activity, we follow the same indicators as shop activity and also the team productivity with specifics ratios.. »

According to Mr LAFITE :
He also follows several indicators he has customized in the reports:
« I have total turnover, total margin, key figures for workshop activity: turnover, margin, number of invoices, average turnover per invoice, workshop turnover per customer type, workshop productivity rate, workers presence, workshop filling rate, relative share of workshop turnover/spare parts, total spare parts turnover, shop turnover, shop margin, margin rate on spare parts, spare parts stock value, spare parts stock rotation, UC stock and value, average age and stock rotation…»

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Advantage: Daily visibility on all site performances

Antoine MENNETRIER :
« My managers use DataCar B.I on a daily basis. I have a weekly feedback on different KPIs we decided to follow. Every Monday, one of my site managers sends me 5/6 main indicators per activity that allow me to follow performances for the 3 sites. I need to have indicators that reflect the level of activity of each site and as a whole. »
He also says: « Thanks to a totally customized report, I have all the information I need to drive our business. Sending automatic reports by email is very useful, it avoids connecting to DataCar B.I. I think it’s also very useful for my team managers who automatically receive specific points to follow up on a regular basis. »
Patrick Lafite, Sites Manager, says he is very satisfied with DataCar B.I : « Thanks to the reports, I have a daily overview of all 3 sites. It’s a very good tool that I use every day. »

Advantage: Visual and direct visibility of results

Patrick Lafite highlights an interesting visual performance visibility in DataCar B.I: « The coloured indicators in the Eye Glance are very interesting, they provide warnings and as such I know, at any given time and in a very visual manner, how the business is doing».
He also refers to the rapid and direct visibility: « The access to information is more direct than before. For example, before we were forced to make 2 extractions to compare 2 years. With DataCar BI, we can see how the business is doing immediately thanks to the reports and we can make comparisons with the previous year or month by month. »

Advantage: An efficient tool to control defined targets

Antoine Mennetrier explains: «« To drive our group’s dealerships, the dashboards provided by DataCar B.I allow us to measure actual business compared to defined goals. For example, we can check whether the total margin is consistent with the target and see which points need to be corrected if we are not in line with those set. In this sense, it is a real tool for helping with decision-making and action plans.»
Concerning business management, Mr Mennetrier points out: «for management and measuring economic performance purposes, we don’t use any other analysis tools for dealership activity, except for analysing our operating account.»
Accoring to Patrick Lafite : « 90% of my indicators come from DataCar B.I. This tool gives me immediate results concerning action plans implemented due to shop stock rotation or NC activity issues. »

Advantage : A positive impact on team management

According to Antoine Mennetrier : « With DataCar B.I, some managers who were used to taking a rather empirical approach to things, have changed their management methods. This is due to the easy access to information and the possibility to push information directly to the right people.
DataCar B.I forces us to take a closer look at figures and see results from a more factual and scientific point of view. So yes, DataCar B.I has had a positive impact on management! »
According to Patrick Lafite : « Before, the reports that Managers were required to send to manufacturers took them too much time. Data was extracted from DataCar DMS and consolidated in Excel tables.
Today with DataCar B.I, a huge amount of time is saved because they don’t need to make extractions, the B.I gives them the informaiton they need, immediately.»
« Saving time in this way makes working in collaboration with managers, much more efficient. »

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Conclusion

Antoine Mennetrier is very satisfied with DataCar B.I and the KPIs. According to him: « it is not necessary to have thousands, we need to analyse sustainable and reliable indicators. »

Thank you to Mr Antoine Mennetrier and Mr Patrick Lafite for their user testimonials.

For more information on Datacar B.I: http://www.datacar-bi.com/en

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Témoignage Client DataCar B.I : Le Groupe BMS BMW et Mini

Le Groupe BMS représente les marques BMW et Mini. Il est composé de 3 sites situés à Mantes la Jolie, Le Havre et Evreux.
Le Groupe BMS est équipé de DataCar DMS et de DataCar B.I.

Antoine MENNETRIER, PDG Groupe BMS & Patrick Lafite, Responsable sites, témoignent sur l’utilisation de DataCar B.I au sein du groupe et les bénéfices apportés par l’outil.

A propos du Groupe BMS : Chiffres Clés

  • 70 collaborateurs
  • 3 sites
  • 15 utilisateurs DataCar B.I
  • 1 000 ventes VN/VO BMW par an
  • 450 ventes VN/VO Mini par an

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Le projet DataCar B.I

Antoine MENNETRIER, PDG Groupe BMS :

Cela fait environ 1 an que nous utilisons DataCar BI. Avant, nous avions un semblant de tableau de bord issu de DataCar DMS avec quelques ratios de marge, de volume de vente… mais pas un outil comme aujourd’hui !

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Les KPI les plus suivis

Selon Monsieur MENNETIER :
Pour l’activité VN/VO :

  • CA total par rapport au mois précédent et à l’année précédente
  • Marge totale générée
  • Volume vente VN
  • Vieillissement du stock
  • FREVO

Pour l’activité Magasin, Antoine Mennetrier suit essentiellement le chiffre d’affaires : « car les taux de marge sont assez constants. »
Il précise : « Pour l’activité Atelier, on suit les mêmes indicateurs que pour le Magasin ainsi que la productivité des équipes à l’aide de ratios spécifiques. »

Selon Monsieur LAFITE :
Il suit également de nombreux indicateurs qu’il a personnalisés dans les rapports : « j’ai le CA total, la marge totale, les valeurs clés de l’activité Atelier (CA, marge, nombre de factures, CA moyen/facture, CA Atelier/type de client, rentabilité atelier, présence des compagnons, taux de remplissage Atelier, poids du CA Atelier/PR), le CA PR total, CA Magasin, marge Magasin, taux de marge sur pièces, valeur stock PR, rotation stock PR, Stock et valeur VO, âge moyen et rotation du stock… »

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Bénéfice : Une visibilité quotidienne sur les performances de tous les sites

Antoine MENNETRIER :
«Aujourd’hui mes directeurs et chefs d’équipe se servent de DataCar B.I quotidiennement. Pour ma part, j’ai un retour hebdomadaire sur différents indicateurs que nous avons décidé de suivre. Tous les lundis, l’un de mes directeurs de site m’envoie 5/6 indicateurs principaux par activité qui me permettent de suivre à distance les performances de mes trois sites. Ce qui m’intéresse c’est d’avoir des indicateurs qui me traduisent le niveau d’activité de chaque site et au global des 3 sites. »
Il ajoute : « Grâce à un tableau de bord totalement personnalisé, j’ai toutes les informations nécessaires pour piloter notre activité. L’envoi automatique de rapports par email est très utile, cela évite de rentrer dans l’outil. Je pense que c’est également de très bonne utilité pour les directeurs de sites et leurs équipes qui reçoivent des points particuliers à suivre de manière régulière et systématique. »
Patrick Lafite, Responsables sites se dit très satisfait de DataCar BI : « Grâce aux rapports, j’ai une visibilité quotidienne synthétique sur les 3 sites du groupe. C’est un très bon outil dont je me sers tous les jours. »

Bénéfice : Une visibilité visuelle et directe des résultats

Patrick Lafite souligne une visibilité visuelle intéressante des performances dans DataCar BI : « Les indicateurs en couleurs de l’Eye Glance sont très intéressants, ils donnent des alertes et je peux savoir à n’importe quel moment de la journée et d’une manière très visuelle où j’en suis. »
Il évoque également une visibilité rapide et directe : « L’accès à l’information est beaucoup plus direct par rapport à avant où il fallait procéder à deux extractions pour comparer deux années par exemple. DataCar BI offre la possibilité de voir immédiatement les performances de la concession au jour le jour grâce aux rapports générés par l’outil, et également par rapport à l’année N-1 ou mois par mois. »

Bénéfice : Un outil de contrôle efficace des objectifs fixés

Antoine Mennetrier explique : « Pour piloter les concessions du groupe, les tableaux de bord fournis par DataCar B.I permettent de mesurer notre rythme de fonctionnement par rapport à nos objectifs. On peut s’assurer par exemple que la marge totale est cohérente avec l’objectif fixé et regarder les critères à corriger si nous ne sommes pas au rendez-vous de l’objectif fixé. En ce sens, c’est un véritable outil d’aide à la décision et de plan d’actions. »
Concernant le pilotage de l’activité, Monsieur Mennetrier précise que : « sur l’aspect gestion et mesure de la performance économique, nous n’utilisons pas d’autres outils d’analyse de l’activité de nos concessions mis à part l’analyse de notre compte d’exploitation. »
Pour Patrick Lafite : « 90% de mes indicateurs sont issus de DataCar BI. Cet outil me donne immédiatement le résultat de nos plans d’actions mis en place suite à des problématiques de rotation de stock sur le magasin ou l’activité VN par exemple. »

Bénéfice : Un impact positif sur le management des chefs d’équipes

Pour Antoine Mennetrier :
« DataCar B.I a influencé le management de certains managers qui étaient sur une approche empirique des choses grâce à la facilité d’accès aux informations, à la possibilité de pousser des informations chez les interlocuteurs concernés. DataCar B.I oblige à regarder davantage les chiffres et de voir les résultats d’une façon plus factuelle et scientifique. Donc oui, DataCar BI a eu un impact positif sur le management ! »
Pour Patrick Lafite : « Avant, les reportings demandés aux chefs de service pour le constructeur prenaient beaucoup de temps. Les données étaient extraites de DataCar DMS et consolidées dans des tableaux Excel. Aujourd’hui grâce à DataCar B.I, c’est un énorme gain de temps car ils n’ont plus à faire les extractions étant donné que la B.I leur donne tout de suite les informations nécessaires en lecture directe. »
« Le travail en collaboration avec les chefs de services est ainsi beaucoup plus performant grâce à ce gain de temps. »

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Conclusion sur le projet

Antoine Mennetrier est très satisfait de DataCar BI et des indicateurs proposés. Pour lui : « ce n’est pas nécessaire d’en avoir des milliers, il faut que ceux que nous pilotons soient fiables et puissent être analysés dans la durée. »

Nous remercions Monsieur Antoine Mennetrier et Monsieur Patrick Lafite pour leur témoignage

En savoir plus sur DataCar B.I: http://www.datacar-bi.com/

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