Comment la distribution automobile peut-elle se conformer au RGPD ?

Concessionnaires : l’importance de réinventer la collecte des données à l’heure du RGPD

Entré en vigueur le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) bouleverse l’utilisation et la gestion des données personnelles. L’objectif de cette réglementation est triple : renforcer le droit des clients, responsabiliser les entreprises et favoriser la régulation des données. Les acteurs de l’automobile, et tout particulièrement les groupes de distribution automobile, sont concernés par cette mesure. D’où l’importance d’adopter des process et des outils à la fois efficaces et en accord avec la législation.

L’automobile n’est pas épargnée par la question des données personnelles

Aussi appelé GDPR, pour General data protection regulation, le RGPD répond à un enjeu majeur : la protection des individus. Les systèmes d’information étant devenus globaux, les données personnelles représentent une source de revenus pour certaines entreprises, d’où la crainte de dérives dans leur usage. Pour contrôler les pratiques, cette réglementation européenne définit un nouveau cadre quant à la collecte, la conservation et l’utilisation des données. Elle se base sur 6 notions principales : le droit à la portabilité, le droit à l’oubli, les données éligibles, le consentement, l’analyse d’impact et l’accountability.
Contrairement à ce que certains pourraient croire, le RGPD concerne également les entreprises automobiles, les concessionnaires en tête. Au même titre que les constructeurs et les gestionnaires de flotte, ces derniers sont régulièrement confrontés à la gestion des données personnelles. S’il parait évident que les coordonnées des clients et que l’historique d’achat sont des données qui entrent dans le cadre du RGPD, d’autres informations sont susceptibles d’être oubliées. C’est le cas de l’historique des démarchages commerciaux, mais aussi de la plaque d’immatriculation des automobilistes. Pourquoi ? Tout simplement car le concept de données personnelles caractérise toute information permettant d’identifier une personne.

Un règlement qui transforme le mode de fonctionnement des concessionnaires

Pour les groupes de distribution automobile, comme pour les autres entreprises, il est vital de se conformer au RGPD. Dans le cas contraire, les contrevenants s’exposent à une amende pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial. La menace est réelle puisque certains consommateurs n’ont pas attendu pour attaquer les géants du web, dont Facebook, Amazon et Google. La raison ? Le non-respect de la nouvelle réglementation et un consentement qui ne semble pas libre. Même en France, les rappels à l’ordre et autres sanctions commencent déjà à tomber. Rappelons d’ailleurs que dès 2017, la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) avait averti l’entreprise de location de voitures entre particuliers OuiCar à ce sujet.
Pour éviter d’en arriver là, les acteurs de l’automobile ont l’obligation de revoir leurs méthodes de fonctionnement quant à la gestion et l’utilisation des données personnelles. La mise en application de ce nouveau cadre a déjà un impact important en ce qui concerne :
La demande de consentement : concessionnaires et constructeurs doivent désormais obtenir un accord explicite de la part de leurs clients ou prospects avant de pouvoir collecter leurs données personnelles. Ils sont aussi contraints de les informer quant à l’usage qui est fait de ces informations. Quel que soit le canal utilisé (face à face, email, SMS, etc.) ou la nature de l’utilisation des données, les entreprises ont besoin d’un accord manifeste, pouvant prendre la forme d’un opt-in ou d’une signature. La traçabilité des informations est également importante puisque la société devra informer de la durée de validité du consentement et des structures qui ont l’usage des données.
Le champ d’application de la collecte : les entreprises automobiles ne peuvent plus collecter les mêmes informations que par le passé. Certaines données, considérées comme sensibles, ne peuvent plus faire l’objet de collecte et de traitement. Cela concerne notamment les données génétiques et biométriques, la santé et l’origine ethnique.
L’organisation interne : les concessionnaires ont aussi l’obligation de tenir un registre de traitement de l’ensemble des données, tout en étant en mesure d’expliquer l’usage qu’ils font de ces informations. Au sein de l’entreprise, il est donc nécessaire de mettre en place de nouvelles solutions dédiées à la question du RGPD afin de s’y conformer.

Consent Center, une solution logicielle pensée pour les concessionnaires

Après avoir réalisé un livret blanc consacré au marketing à l’ère du RGPD, DATFIRST a imaginé une solution assurant une gestion efficace des données personnelles pour les concessionnaires. Parce que la réglementation prévoit de partager la responsabilité entre l’entreprise cliente et le fournisseur de solutions logicielles en cas de manquement, nous nous montrons particulièrement engagé sur le sujet. Raison pour laquelle nous avons mis au point un outil spécifiquement conçu pour les groupes de distribution automobile : Consent Center.

 

Permettant de recueillir et de gérer les consentements, Consent Center vise à centraliser la conception et la gestion du modèle de formulaire, à le déployer de façon instantanée et à faciliter l’accord des clients via un dispositif dématérialisé. Compatible avec toutes les applications comportant une base de données clients, notre solution logicielle offre plusieurs avantages aux concessionnaires :
Un contrôle centralisé : la création du formulaire de consentement, son envoi vers tous les sites de l’entreprise et les modifications s’effectuent depuis une même interface.
Des outils d’archivage et de pilotage performants : en plus de centraliser la preuve d’accord obtenu, Consent Center permet d’utiliser des indicateurs sur le taux de recueil de consentement et de recevoir des alertes lorsque la validité de la période de consentement arrive à son terme. L’objectif ? Augmenter le taux d’accord obtenu par les groupes de distribution automobile.
Un usage ouvert et multi-support : Consent Center peut être connecté au logiciel DMS ou CRM de la concession, ou tout simplement à un navigateur internet. Utilisable sur tablette et Smartphone, il permet d’avoir une vision centrale de l’activité de toutes les concessions du groupe.
Un outil évolutif : réalisé en méthode Agile, il permet de faire évoluer facilement le formulaire, notamment en modifiant les points de contact client (adresse, numéro de téléphone, etc.), afin de s’adapter aux éventuelles évolutions du RGPD.

En savoir plus sur le Consent Center de DATAFIRST

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Nos clients parlent de Consent Center

Développé il y a déjà plusieurs mois, Consent Center est aujourd’hui utilisé par de nombreux groupes de distribution automobile. La solution logicielle de DATAFIRST est particulièrement plébiscitée pour sa simplicité d’usage, permettant de collecter et d’archiver facilement le consentement. Les concessions peuvent ainsi rassurer leurs clients sur l’usage de leurs données personnelles et créer une relation de confiance.

Frédéric Beulin, le directeur du Garage du Château partage d’ailleurs cet avis :
« La solution a été bien reçue et rapidement adoptée par les collaborateurs car elle est facile à prendre en main et activable directement depuis son outil de travail, le DMS. »

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